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Órdenes de Compra: configuración paso a paso

Aprende a crear y enviar a tus proveedores las órdenes de pedido de los productos que necesitas para tu negocio.

¿Qué son las Órdenes de Compra?

Sin control de compras, es difícil saber el costo real de reabastecer tu negocio. Ahora puedes enviar a tus proveedores las órdenes de pedido para que despachen o envíen los productos que estás necesitando en tu negocio.

Cada orden pasa por tres estados: Borrador (mientras la estás armando), Enviada (cuando ya se notificó al proveedor) y Recibida (cuando los productos llegan a tu sede). Esto te permite hacer seguimiento a cada pedido de principio a fin.

1. Entrar a Órdenes de Compra

1. En el menú lateral izquierdo, haz clic en Compras.
2. Haz clic en Órdenes de Compra (marcada con la etiqueta Nuevo).

Menú Compras desplegado, con la opción Órdenes de Compra (etiqueta Nuevo).

Se abre la página Órdenes de Compra, con el listado de órdenes ya creadas y filtros para buscarlas.

Página "Órdenes de Compra": listado de órdenes con su Consecutivo, Fecha de Compra, Proveedor, Sede Destino, Total y Estado, y el botón Nueva Orden de Pedido.

Tip: Puedes filtrar las órdenes por consecutivo o N° de factura, por Sede Destino o por Proveedor, y usar Más Filtros para búsquedas más específicas.

1. Haz clic en Nueva Orden de Pedido.

2. Completar los datos generales de la orden

1. Revisa el Consecutivo, que Lizto asigna automáticamente.
2. En Sede Destino, confirma o cambia la sede a la que llegarán los productos.
3. En Fecha de Compra, define la fecha de la orden.
4. En Proveedor, busca y selecciona el proveedor al que le vas a pedir los productos (o haz clic en + Crear si aún no existe).
5. Si lo necesitas, agrega una Descripción.

Ventana "Nueva Orden de Pedido", con el estado inicial Borrador y los campos Sede Destino, Proveedor y Descripción.

El campo Proveedor abre una lista desplegable para buscar y elegir el proveedor.

3. Agregar los productos a pedir

Más abajo encontrarás la sección Detalle de la Factura Compra, donde vas agregando uno por uno los productos que quieres pedirle al proveedor.

1. En Producto, busca y selecciona el producto que quieres pedir.
2. En Cantidad, escribe la cantidad que necesitas.
3. Si aplica, define el Impuesto y el Precio del producto.
4. Haz clic en Agregar.
5. Repite estos pasos para cada producto adicional; cada uno se suma al Listado de Productos.

Se elige el producto y se define la Cantidad antes de hacer clic en Agregar.

Listado de Productos con los artículos ya agregados a la orden (por ejemplo, Base rubber y esmalte Semi Canni).

Tip: Usa la X roja junto a cada producto del listado para eliminarlo si te equivocaste. El botón Aplicar a todos copia el Impuesto (y el Descuento, cuando aplica) al resto de los productos que agregues, no la Cantidad; ten en cuenta que el campo Descuento solo está disponible en Compras, no en Órdenes de Compra.

Agregar varios productos a la vez

Si necesitas pedir muchos productos, no hace falta agregarlos uno por uno: tanto en Órdenes de Compra como en Compras puedes usar el botón + Agregar varios productos.

1. Haz clic en + Agregar varios productos.
2. Filtra el listado por Categoría, Marca, Línea o Stock Bajo para encontrar más rápido lo que necesitas.
3. Selecciona los productos uno por uno, o haz clic en Agregar Todos para sumar de una vez todos los productos que cumplen el filtro aplicado.

Tip: El filtro Stock Bajo es especialmente útil para armar rápidamente una orden con todo lo que ya se está agotando en tu inventario.

4. Revisar Retenciones y Totales

Al final del formulario encontrarás las secciones Retenciones y Totales, con el resumen de la orden.

1. Si necesitas aplicar una retención, haz clic en Agregar Retención.
2. Revisa en Totales la cantidad de Productos, el Subtotal y el Total de la orden.

Secciones "Retenciones" (con el botón Agregar Retención) y "Totales", con el resumen de Productos, Subtotal y Total.

5. Guardar como borrador o enviar la orden

En la parte superior derecha tienes dos opciones: Guardar como borrador, si todavía vas a seguir editando la orden más tarde, o Enviar, para mandarla de inmediato al proveedor.

1. Si aún no vas a enviarla, haz clic en Guardar como borrador.
2. Cuando la orden esté lista, haz clic en Enviar.

Con la orden lista, se hace clic en Enviar para mandarla al proveedor.

Tip: Una orden guardada como borrador queda disponible en el listado de Órdenes de Compra, con estado Borrador, para que la envíes cuando quieras.

6. Confirmar el envío por correo al proveedor

Al hacer clic en Enviar, Lizto te pide confirmar el envío por correo electrónico al proveedor.

1. En la ventana Enviar Orden de Pedido, lee el mensaje: "Se marcará la orden como enviada y se notificará al proveedor por correo electrónico".
2. En Correo de destino (opcional), déjalo vacío para usar el correo ya configurado en el proveedor, o escribe uno diferente si quieres enviarla a otra dirección (puedes elegir una de tus direcciones guardadas).
3. Haz clic en Enviar para confirmar.

Ventana "Enviar Orden de Pedido": si dejas el campo de correo vacío, se usa el correo configurado en el proveedor; también puedes elegir una dirección guardada.

También puedes escribir un correo de destino distinto antes de hacer clic en Enviar.

Tip: Si no ingresas un correo, Lizto enviará la notificación automáticamente al correo configurado en la ficha del proveedor.

7. Verificar la orden enviada

Después de confirmar el envío, Lizto te muestra el detalle de la orden ya marcada como Enviada, con su avance en el flujo Borrador > Enviada > Recibida.

Detalle de la "Orden de Pedido N° 4 / UñasColombia", con estado Enviada y los botones Editar, Convertir a Compra, Imprimir, Acciones y Anular.

Desde esta pantalla puedes Editar la orden, Imprimir el documento, o Anular la orden si ya no aplica. En el menú Acciones también encuentras Clonar Orden de Compra, que crea una copia idéntica de la orden para que no tengas que volver a escribir todo cuando le pidas al proveedor algo muy parecido.

Listado de Productos y resumen de Totales de la orden ya enviada.

8. Convertir la orden en una Compra

El botón Convertir a Compra es el paso siguiente, cuando el proveedor ya confirmó o despachó el pedido.

1. Haz clic en Convertir a Compra.
2. Lizto crea automáticamente una Compra con la misma sede, proveedor y productos de la orden.
3. Ajusta la Compra si algo cambió: agrega o quita productos que el proveedor haya modificado, o agrega un descuento (recuerda que el campo Descuento solo está disponible en Compras, no en la orden).
4. Cuando los productos lleguen físicamente a tu sede, recibe la Compra para que el stock ingrese a tu inventario.

Tip: Convertir a Compra no reemplaza la orden: la orden queda como el registro de lo que se pidió, y la Compra es el documento que realmente actualiza tu inventario y tus cuentas por pagar.

Resumen rápido

• Compras > Órdenes de Compra > Nueva Orden de Pedido.
• Completa Sede Destino, Fecha de Compra, Proveedor y, si quieres, una Descripción.
• Agrega cada producto con su Cantidad (y Precio/Impuesto si aplica) y haz clic en Agregar, o usa + Agregar varios productos con los filtros de Categoría, Marca, Línea o Stock Bajo y el botón Agregar Todos.
• Revisa las secciones Retenciones y Totales antes de continuar (Aplicar a todos copia Impuesto y Descuento, no la Cantidad).
• Guarda como borrador si aún no vas a enviarla, o haz clic en Enviar.
• Confirma o cambia el Correo de destino y haz clic en Enviar para notificar al proveedor.
• Usa Clonar Orden de Compra (en el menú Acciones) si quieres repetir una orden anterior sin volver a escribirla.
• Cuando el proveedor despache el pedido, haz clic en Convertir a Compra: ajusta productos o agrega un descuento si hace falta, y luego recibe la Compra para actualizar tu stock.

Si tienes dudas adicionales sobre esta función, comunícate con el equipo de soporte de Lizto.